Regulamin świadczenia usług Utilite OS Loyal

§1Postanowienia ogólne i definicje

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z systemu Utilite OS Loyal (dalej: „System” lub „Usługa”) — wielofirmowej (multi-tenant) platformy programów lojalnościowych, umożliwiającej Firmom prowadzenie własnego programu lojalnościowego, a Klientom Firm — zbieranie punktów i wizyt za pomocą indywidualnego kodu/tokenu lub kodu QR.

Usługodawca / Administrator: UTILITE IO GROUP Sp. z o.o., wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001246955, NIP 6832155963, REGON 544981146 (dalej: „Usługodawca”).

Kontakt: e-mail info@utilite.io, tel. +48 602 581 411 / +48 455 406 403.

• Firma / Właściciel — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Systemu w celu prowadzenia własnego programu lojalnościowego wobec swoich klientów.
• Klient — osoba fizyczna korzystająca z programu lojalnościowego danej Firmy (uczestnik programu), identyfikowana w Systemie przez unikalny token przypisany do pary (Firma, Klient).
• Panel Właściciela — część Systemu dostępna po zalogowaniu adresem e-mail i hasłem, służąca do zarządzania Klientami, punktami i ustawieniami programu danej Firmy.
• Panel Klienta — część Systemu dostępna po wpisaniu tokenu (i opcjonalnie 4-cyfrowego PIN-u), prezentująca stan punktów i wizyt Klienta.

§2Rodzaj i zakres usług

System umożliwia:

• Firmom — rejestrację konta, konfigurację programu lojalnościowego (cel liczby wizyt, liczba punktów za wizytę, szybkie akcje punktowe), zarządzanie listą Klientów (dodawanie, blokowanie, usuwanie, reset PIN-u), generowanie kodów QR do wydruku w lokalu oraz indywidualnych linków/kodów QR dla poszczególnych Klientów.
• Klientom — dostęp do własnego stanu punktów i wizyt poprzez unikalny token lub link, otrzymany od Firmy (np. w postaci wydrukowanego kodu QR w lokalu albo osobistego linku), oraz zabezpieczenie dostępu opcjonalnym 4-cyfrowym kodem PIN.

Rejestracja Klienta w programie danej Firmy następuje poprzez zgłoszenie (wniosek rejestracyjny) zatwierdzane przez Firmę albo automatycznie, w zależności od konfiguracji Firmy, i wymaga zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz Polityką Prywatności (checkbox „Zapoznałem się z regulaminem”).

§3Warunki techniczne i konto

• Do korzystania z Systemu niezbędne jest urządzenie z dostępem do internetu i przeglądarką internetową obsługującą pliki cookies oraz JavaScript.
• Firma zakłada konto Właściciela przypisane do adresu e-mail i zabezpieczone hasłem (lub logowaniem Google OAuth, jeśli skonfigurowane) — Firma odpowiada za zachowanie poufności danych logowania.
• Dostęp Klienta do Panelu Klienta odbywa się poprzez unikalny token przypisany do niego w ramach danej Firmy, opcjonalnie chroniony 4-cyfrowym PIN-em. Token i PIN mają charakter poufny — Klient odpowiada za nieudostępnianie ich osobom trzecim.
• Ze względów bezpieczeństwa logowanie do Panelu Właściciela oraz odblokowanie Panelu Klienta chronionego PIN-em są ograniczane po kilku nieudanych próbach (blokada czasowa).

§4Płatności i subskrypcja (dotyczy Firm)

Korzystanie z Systemu przez Firmę odbywa się w modelu subskrypcyjnym — na zasadach i za wynagrodzeniem ustalonym indywidualnie z Usługodawcą (okres próbny, plan, liczba obsługiwanych Klientów) w chwili rejestracji lub przedłużenia subskrypcji. Korzystanie z programu lojalnościowego przez Klientów końcowych (uczestników) jest bezpłatne.

W przypadku wygaśnięcia lub zablokowania subskrypcji Firmy dostęp do Panelu Właściciela oraz Panelu Klienta danej Firmy może zostać czasowo zablokowany do czasu uregulowania płatności.

§5Obowiązki i odpowiedzialność

• Usługodawca dokłada należytej staranności, aby System działał w sposób ciągły i poprawny, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego działania Systemu i nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w jego działaniu wynikające z awarii infrastruktury technicznej (w tym dostawców zewnętrznych, np. Cloudflare) będące poza jego kontrolą, przerw serwisowych czy siły wyższej.
• Firma odpowiada za treści i dane wprowadzane do Systemu (w tym dane Klientów) oraz za zgodność z prawem sposobu pozyskiwania zgód i danych Klientów w ramach prowadzonego programu lojalnościowego.
• Zabronione jest wykorzystywanie Systemu w sposób niezgodny z prawem, w tym podejmowanie prób nieautoryzowanego dostępu, automatycznego zgadywania kodów PIN/haseł, przeciążania Systemu lub naruszania praw innych Firm i Klientów.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z ujawnienia przez Klienta lub Firmę danych dostępowych (hasła, PIN, token) osobom trzecim.

§6Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Systemu można zgłaszać drogą elektroniczną na adres info@utilite.io, podając dane umożliwiające identyfikację i kontakt zwrotny (np. nazwę Firmy / token Klienta) oraz opis nieprawidłowości. Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od jej otrzymania.

§7Rozwiązanie umowy i usunięcie konta

• Firma może w każdym czasie zrezygnować z korzystania z Systemu, kontaktując się z Usługodawcą.
• Klient może w każdym czasie zrezygnować z uczestnictwa w programie lojalnościowym danej Firmy, kontaktując się z tą Firmą lub z Usługodawcą w celu usunięcia swojego konta.
• Usługodawca zastrzega sobie prawo do zablokowania konta Firmy lub Klienta w przypadku naruszenia niniejszego Regulaminu lub przepisów prawa.

§8Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych Firm i Klientów opisane są w odrębnym dokumencie — Polityce Prywatności, stanowiącym integralne uzupełnienie niniejszego Regulaminu.

§9Postanowienia końcowe

• W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiana zakresu usług, zmiana przepisów prawa). O zmianach Firmy i Klienci zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem poprzez Panel lub adres e-mail przypisany do konta.
• Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji w Systemie.